「我們常說要做好時間管理。事實上，時間無法被管理，能管理的只有你的任務與目標，包括時間運用的效能（做對的事）與效率（把事做對）兩個方面。如果你具備商業思維，就會加入第三個維度來衡量：效益（值得去做）。」── 劉奕酉
以下文章會來聊聊，「生產力的本質：效能 vs. 效率 vs. 效益」、「何謂假性生產力？」，以及「提升工作效率的 9 技巧」等內容。
那就廢話不多說，我們直接開始吧！
生產力的本質：效能 vs. 效率 vs. 效益
以下這段內容，是啟發自劉奕酉老師的 FB 貼文：「任務清單和行事曆，你會使用哪一種工具呢？」
這邊我先用表格簡單呈現「效能、效率、效益」這 3 者的差異，以下文章將會一一詳細說明。
| 定義 | 說明 | |
| 效能 | 做對的事 | 選擇正確的目標努力。 |
| 效率 | 把事做對 | 以最少的資源完成任務。 |
| 效益 | 值得去做 | 確保投入的時間和精力有價值。 |
效能：做對的事
「效能」是關於「目標的選擇」。
我們要選擇對的目標或任務，確保要做的事是有其價值與意義的。
如果一開始目標就設錯了，那就算把事情做得再有效率，結果還是事倍功半。
例如：你希望身體變得更健康，但卻把重點放在高效率尋找減肥藥，完全忽略了基本的作息、運動、飲食調整。
這就是典型的「做錯事卻用對方法」。
相反地，如果你的目標有設定正確，把重點放在調整作息、運動、飲食等面向，那就算執行過程沒想像中的那麼完美，但我想最終的成果也會讓你事半功倍。
效率：把事做對
「效率」是關於「資源的運用」。
效率的關鍵在於，在正確的目標基礎上，以最少的時間和精力，達成最大的成效。
我們要用最少的時間與精力，把選擇的事做好、避免浪費資源。
如果沒有好好善用身邊的資源，以最有效率的路徑完成任務，那就算這件事再重要，最終還是可能導致時間的浪費和精力的分散。
舉同樣的例子：你希望身體變得更健康，因此每天花整整 2 小時往返健身房，這樣的運動效率很明顯的就不太高。
相反地，如果改成在家運動，並確實利用一些健身器材進行有計劃的訓練，或許最終的成效還比前者更好。
這不但也更有效率，習慣也更容易長期維持。
效益：值得去做
「效益」是關於「得失的評估」。
效益的關鍵在於，衡量這整件事對你的目標是否真正帶來價值，避免過度追求細節而忽視全局。
我們要在開始做一件事之前，先判斷好這件事將會帶來什麼收穫或回報，並思考其是否值得我們投入時間和精力。
就算目標設定的再正確、執行效率再高，但如果事情本身不具備效益，投入與回報並不成正比，那或許一開始就不值得我們花時間投入。
一樣以提升健康為例：你選擇開始控制飲食、計算熱量攝取，同時，你也能高效地計算每餐的營養成分，並精確地達成營養攝取目標。
在這種情況下，你的努力雖然符合效能（正確的目標）和效率（高效的執行），但卻未必符合效益（過於聚焦在每一餐的營養素細節，忽略了更基礎的睡眠、運動…等），導致成效不如預期的好。
這也就是為什麼在開始投入一個項目之前，我們需要評估這項活動是否真的能帶來實質性的回報，避免無效的投入，並把時間和精力用在更有價值的地方。
何謂「假性生產力」？
假性生產力的定義？
假性生產力是指：「做那些看似忙碌，但實際上無法真正帶來實際成果的活動。」
簡單來說，就是表面上看似很努力，但其實重要任務根本沒有進展。
這類工作可能會讓你感覺自己一整天都在做事，但一回頭看，卻會發現自己並沒有真正達成任何實質的進展。
舉例來說：你可能花了很多時間整理文件、回覆不緊急的郵件／訊息，卻忽略了近期最重大的專案，或那些真正能推動成效的任務。
如何辨識假性生產力？
「如何衡量一個人是否具備時間管理能力？」
記得有人是回答：
「就看他是不是都在處理雞毛蒜皮的小事，還是把時間花在那些真正重要的事上。」
辨識假性生產力的方法，就是時常反思：「我是否在忙碌中迷失了真正的目標？」
我們要在工作過程中，多多停下來問自己：
- 這件事對我的長期目標有貢獻嗎？
- 這真的是我現階段最該做的事嗎？
當你發現自己只是在「忙著做很多事情」，而不是在「專注做正確的事情」時，那你就很可能是陷入了假性生產力的陷阱。
延伸閱讀：時間管理的 3 大反直覺法則：更慢做事，才能獲得更多時間？
如何避免假性生產力？
避免假性生產力的關鍵在於：「了解自己做這件事的真正目的、設定出清晰的目標。」
避免做一些偏離實際目標、無效的忙碌工作，或陷入無意義的細節優化，而是專注在有意義的事情上。
如同美國作家亨利．大衛．梭羅（Henry David Thoreau）曾說過：
「單單忙碌是不夠的，螞蟻也很忙。問題在於，我們忙些什麼？」
延伸閱讀：深度工作指南：10 條守則，重塑你的專注力，打造事業優勢！
提升「效能」的 3 大技巧
技巧 1：設定明確目標
如果想做好目標設定，那就需要你「以終為始」。
先問問自己：「未來 30 年，我想成為怎樣的人？」
接著思考，那「5 年後，我應該達成哪些大目標？」
最後，持續反推到「今年、這個月、本週、今天，我應該達成哪些小目標？」
這麼做一輪之後，就能為你的大願景，定義出一個明確的目標與行動計畫。
讓你在往後的每一天，都能更有方向的前進。
技巧 2：做最重要的事
「做最重要的事，永遠是最重要的事。」
記得，不是每件事都同等重要。
想做好時間管理，就絕不能陷入「每件事情都做完才能成功」的想法之中。
我們首先，要先為事情建構好「優先順序」。
當你已經篩選出，對你的大目標來說最重要的小任務之後，就要把它放在一天最早的工作時段去執行。
讓最重要的事引導你一天的行動。
技巧 3：定期檢視方向
人很容易因為短期的壓力或臨時的工作需求，而忽略了長遠的大方向。
因此，無論你多忙，都應該定期安排好時間，有意識的每週問自己：
- 我近期的行動，是否都有持續對準最初所設定的目標？
- 哪些事其實可以減少投入，甚至刪除，讓我有更多時間專注在更重要的事上？
- 近期生活中，是否有新的變化，值得我重新調整計劃？
這麼做後，就能避免你每天忙忙忙，卻忙到偏離了目標還不自知。
提升「效率」的 3 大技巧
技巧 1：任務集中處理
生活中，總會有許多不重要，但又不能完全忽略不做的「雜事」出現。
例如：回覆訊息、查看郵件、洗衣服、倒垃圾、買日用品…等。
有個很高效處理雜事的方法，那就是：「把它們打包在特定的時段一起做完」
以上的這些事，盡量不要想到就馬上去做。
建議可以等飯後或是下午／晚上專注力下降時，再一起全部處理掉就好。
如此，就能讓你避免因為太過頻繁切換任務，消耗掉寶貴的專注力。
技巧 2：精簡工作流程
想讓工作做得更快，就得花一些時間優化做事流程。
簡單說就是：「每件事做兩次」。
- 第一次：認真將任務完成。
- 第二次：檢視是否有更有效率的方法。
像是：固定常用物品的位置、固定開會時間地點…等。
這麼做，就能減少不必要的來回溝通與找尋時間。
而那些重複性高的工作，也可以建立好 SOP 模板，之後就不需要每次都重頭來過。
當你願意花點時間優化，未來的自己絕對會感謝現在你的選擇。
再者，精簡工作流程也不只是為了省時，也能讓我們生活少一些混亂，多一些從容。
技巧 3：避免分心干擾
有研究顯示，人是無法多工的。
每一次的注意力切換，我們平均要花 23 分鐘才能回到原本的專注狀態。
所以，邊工作邊滑手機、聽 podcast，只會降低效率，分散注意力。
而解決方法其實也很簡單，那就是：「一次只做一件事」
處理完一件事之後，再切換到下一件事。
同時，盡量減少手機等外界環境的干擾。
可以在你每次想看手機時，先暫停 3 秒，並問自己：
- 一定得現在看嗎？
- 能不能晚點再看？
試著讓衝動減弱，讓注意力慢慢回到原本的工作上。
當然最好能直接把手機放到另一個房間，或關機收起來，避免隨手拿起的習慣。
延伸閱讀：【大揭密】手機成癮讓你生活失控了嗎？5 招協助你有效改善！
提升「效益」的 3 大技巧
技巧 1：思考長期方向
若想正確評估自己目前在此項目上，所花費的時間精力能帶來多少價值。
那我們在做選擇前，就不能只單看眼前短期內的結果，而更應該要多思考這件事是否能帶來長期的效益。
例如：學習一項新技能可能短期內需要花費大量時間和精力，但它對你未來的職涯發展可能有著非常深遠的價值。
技巧 2：評估投資報酬
透過評估投資報酬率（ROI），你就可以更清楚地知道自己現在該做什麼、不該做什麼。
如果評估過後，發現未來的收穫很有可能會大於一開始你所投入的時間金錢等成本，那這個項目就非常值得你去投資。
唯有將精力聚焦在那些真正重要，同時又能為你帶來回報的事上，才能讓你的每一分努力都產生出最大的價值。
技巧 3：定期回顧選擇
人性總是善變的。
再加上現代生活與工作環境，經常是處於快速變化的狀態。
你過去的目標與選擇，未必能至始至終都保持不變。
因此這時，定期做好覆盤與整理就顯得非常重要了。
為了確保自己當前的行動依然有朝著想要的方向發展，那我們在必要時，就需要果斷調整策略，專注在那些更新、更重要的目標上。
如此，才是提升做事效益的最佳方法。
結論
最後，讓我幫你做個統整吧：
- 生產力的 3 本質
效能（做對的事）：選擇正確的目標努力。
效率（把事做對）：以最少的資源完成任務。
效益（值得去做）：確保投入的時間和精力有價值。
- 何謂「假性生產力」？
假性生產力是指那些表面上看似忙碌、實際上卻無法帶來真正成果的活動。
例如，花大量時間整理文件、回覆不緊急的郵件，卻忽略了重要專案或對長期目標有實質幫助的任務。
它容易讓人感覺自己很努力，但回頭檢視時，卻發現關鍵進展依然停滯不前。
- 提升工作效率的 9 技巧
1.「設定明確目標」
2.「做最重要的事」
3.「定期檢視方向」
4.「任務集中處理」
5.「精簡工作流程」
6.「避免分心干擾」
7.「思考長期方向」
8.「評估投資報酬」
9.「定期回顧選擇」
對了，如果你對上述的內容感興趣，歡迎你訂閱我的電子報，裡面會帶給你更多關於網路寫作／一人公司等知識內容，有興趣的話別錯過了！
延伸閱讀：
摒棄時間管理 app，掌握這 5 件事，你也能成為高效工作者！